Jak připravit dobrý zájezd

.Pracovní pozici „garant zájezdů“ nenajdeme v žádné statistice úřadu práce, tento titul se většinou nepíše ani na vizitky. Přesto každá větší cestovka má speciálního pracovníka nebo dokonce celý tým lidí, kteří jsou jako garanti zájezdů uvedeni v produkčních materiálech a v předjezdových propozicích zasílaných klientům. Ireno, co všechno se pod tímto pracovním zařazením skrývá?

„Jak název napovídá, garant zájezdů má především odpovědnost za určitý zájezd. A to doslova od A do Z. Kdybych to měla trochu více rozvést, tak garant připraví program konkrétního zájezdu, spočítá cenu dopravy, ubytování, vykalkuluje možnosti programu na místě a stanoví minimální počet účastníků potřebných k realizaci produktu. Když vše dává smysl a propočty vychází ekonomicky dobře, připraví garant podklady pro prezentaci zájezdu v katalogu a na internetu. Pak průběžně sleduje, jak se zájezd naplňuje zájemci a kolik je závazných rezervací. Pokud jde vše dle plánu a rezervace splňují původní představu, musí garant včas začít rezervovat letenky, hotely, komunikovat s místními partnery a vybrat vhodného průvodce. Do toho komunikuje s klienty, pokud je jim něco nejasné organizuje jejich předodletovou schůzku a v den odletu jede s účastníky zájezdu na letiště, aby řešil případné problémy vzniklé na poslední chvíli. Po návratu klientů z dovolené vyhodnotí jejich dotazníky a teprve pak může zájezd uzavřít. Optimálním výsledkem je spokojený klient a kladný ekonomický závěr celého zájezdu pro cestovku.

To jste popsala ideální případ. Práce v cestovním ruchu je ale plná nepředvídatelných událostí. Jaká úskalí na garanta zájezdu čekají?

Máte pravdu. Každý zájezd má nějaké své zvláštnosti. Začíná to již při kalkulaci cen zájezdu. Program připravujeme ve značném předstihu a tak například nutné již rok předem správně odhadnout výkyvy zahraničních měn. Není to snadné. Občasným, ale bohužel dopředu neovlivnitelným jevem, může také být náhlé onemocnění průvodce, který se měl daného zájezdu účastnit. Klienti jedou na letiště a průvodce není. Garant zájezdu musí rychle improvizovat, mít v hlavě dopředu promyšlený plán B, aby mohl v podobných případech správně reagovat. Nebo i jen aktuální špatné povětrnostní podmínky, které neumožní odlet včas a tudíž se nestihne hlavní let a část programu, může být vážným problémem, který je třeba operativně řešit To se popravdě nedá dopředu moc naučit, k tomu musíte mít za sebou nějaké zkušenosti a přemýšlet na dva kroky dopředu. A ještě jedna věc je denním chlebem garanta zájezdu. Jak jsem řekla, garant zodpovídá za zájezd a jeho ekonomickou rentabilitu. Proto se musí umět správně rozhodnout a přijmout odpovědnost. Když se některý zájezd nedaří plnit vykalkulovaným minimálním počtem účastníků, záleží na garantovi zájezdu, zda daný program včas „odpíská“ nebo zariskuje, zájezd s nabídky nestáhne a modlí se, aby někdo zájezd dokoupil na poslední chvíli.

A vy osobně riskujete nebo raději hrajete na jistotu?

Musím zaklepat, do podobného rizika jsem se dostala jen několikrát. Naštěstí se klient na poslední chvíli opravdu našel, ale kdyby nebyl, skončil by vypsaný termín v červených číslech a to je v zásadě špatně. Raději proto dávám přednost včasné komunikaci s klienty. Informuji je, že zájezd se neplní a bude zrušen. Mám zkušenost, že klienti oceňují z naší strany férovost a pokud zrušení zájezdu oznámíme včas, často se s již přihlášenými klienty dohodneme na jiném termínu nebo alternativním produktu naší cestovky. Ve finále je klient spokojen poctivým jednáním kanceláře a my může ručit za kvalitní program.

Vaší pracovní specializací je produkce zájezdů do španělsky mluvících zemích. Mají nějaká specifika z pohledu cestovní kanceláře?

V rámci cestovky garantuji hlavně zájezdy do zemí Latinské Ameriky. Mám štěstí, že se v této oblasti mohu opřít o kvalitní síť místních touroperátorů i o kvalitní tým českých průvodců, kteří pracují výhradně pro naši kancelář, znají místní reálie i specifika lokálního turistického trhu. Právě naše vazby na místní touroperátory, kteří si váží dlouhodobé spolupráce s evropské partnery, jsou pro mě velkou výhrou. Řekla bych, že právě kvalitní touroperátoři společně se stabilní sítí průvodců a jejich dobrá komunikace s garanty zájezdu patří k tomu nejhodnotnějšímu, co dělá jedinečné know how každé cestovní kanceláře. Vřele doporučuji všem klientům, aby si vždy dopředu zjistili, zda jejich vybraná cestovka má v dané oblasti dlouhodobé vazby nebo se jedná o kancelář, která se teprve pokouší se uchytit a vazby v regionu zatím nemá. Věřte mi, cestovka bez kontaktů na prověřené lokální partnery je oproti zaběhnutým kancelářím vždy v nevýhodě. 

Z nadšení, s jakým zde o své práci hovoříte, vyplývá, že pozice garanta zájezdů může být atraktivní pro celou řadu zájemců. Na druhou stranu náplň práce leckdy evidentně připomíná adrenalinový sport. Jaké požadavky by měl mít ideální kandidát na pozici garanta zájezdů?

Hlavně by měl mít prázdnou hlavu, aby se mu do ní všechno vešlo (smích) a také cca 30 hodin dlouhý den. Ne, vážněji. Ideální kandidát o tuto pozici by měl mít zaprvé dobré ekonomické uvažování neboť výsledkem jeho práce má být kladný rozpočet pro domovskou cestovku. Kandidát také musí být pečlivým a zodpovědným člověkem, který si dovede pohlídat detaily. Detaily dělají totiž celkový dobrý dojem z pohledu klienta a ten se pak cestovce vrací. Kvalitní garant zájezdů musí být navíc psychicky odolný, v hlavě mu neustále běží desítky různých úkolů, termínů a možných rizik. K tomu všemu by měl být kreativní neboť produkce zájezdů přináší denně nové a nové situace. A nesmím zapomenout na základní předpoklad a  tím je nutná aktivní znalost cizích jazyků. Není toho právě málo, že?

To tedy není. Ale na druhou stranu máte velké pole působnosti a určitou volnost. Řekla jste, že garant zájezdů se podílí i na přípravě programu. Můžete tedy vymýšlet zcela nové zájezdy nebo jen „oprašujete“ ty stávající?

Tuto otázku nedokáži zevšeobecnit, každá cestovka to má asi jinak. U nás se ale očekává, že garant mimo denní povinnosti sleduje i své cílové regiony z hlediska nových možností. Účastní se výstav cestovního ruchu, sleduje konkurenci a pak ano, navrhuje novinky v  programu cestovky. Zájmy klientů se mění, vyvíjí se i cestovatelské trendy. V „mé“ oblasti Latinské Ameriky je teď velký zájem o Mexiko, zde budeme rozšiřovat nabídku. Jestli byste chtěli vsadit na některého budoucího zajímavého koně, tak bych doporučila třeba Kolumbii, kde se výrazně zlepšuje bezpečnostní situace a turisté ji začínají vnímat jako zatím neobjevenou a přitažlivou destinaci. Kolumbie se v několika blízkých sezónách dostane do kurzu a také v našich katalozích se s ní jistě setkáte.

Děkuji za rozhovor a přeji hodně spokojených klientů na vašich zájezdech …